マニャーナの法則 ～ 明日できることを今日やるな3

TO DO リストのここがダメ
TO DOリストがオープンリストであるためです。クローズドリストは、仕事に期限を設けて効率を上げる手法であり使い勝手においてもオープンリストを上回ります。 TO DOリストがなぜオープンかと言うと仕事をしながら別の仕事を追加できるからです。リミットがないので項目が消える側から新しいものが追加されます。 1日が終わると逆にリストの項目数が増えていることはありませんか？リストに頼っていてはいつまでたっても仕事が終わりません。気になる仕事から片付けてその他は後に回すその成果がやり残しの山です 。
クローズドリストの典型はチェックリストです 。
次にクローズドリストの特徴をお話ししましょう クローズリストは優先順位は関係なく一日に終わる仕事量に絞られたリストのことです。順番は関係なく もうどこからスタートしても構いません 。クローズリストという考え方はやり残した仕事の書類をかたずけるのに有効です 。具体的にどうするのか、仕事を確実に終わらせるクローズリストの作り方を 紹介します。

明日まで待てないほど緊急な仕事はない 。
これが根底の考え方です 。1日に発生する仕事を集めておいて次の日にやれば良いとポジティブに理解してください 。仕事については1日で終わらない大きな仕事については分割してできる範囲での仕事にするということです。 もちろん 緊急な仕事は発生します。その中で絶対今日にしなければならない必要のあるものはクローズドリストの下に追加するのです。もちろん、クローズリスト作成時にある程度のバッファーが必要です。

具体的な仕事では、どうでしょうか？
書類の整理の仕方がいつも悩んで、自分も机が書類の山になります。
会議から書類を持ち帰る。添付ファイルを印刷する。メモを残す。請求書が届く。他部門から書類が来る。メールをする前に文章を印刷する。 こんなに書類はあるのでオフィスはあっという間に書類だらけになります。
解決策は、 新規の書類を置く場所を一箇所に絞ります。そのためのトレイを用意してください。このトレイを着手の書類入れにしたりし係の書類置き場にしないこと。 トレーはあくまで新規の書類入れでありそこにあるのは明日やる書類のみです。
次にトレーに入れた書類をどうするか。その日のうちは貯めるに任せ翌日に対応することにします。1日分を集めて次の日にまとめて処理するのです。 つまりその日に出た書類はトレーにいれるだけ。会議から書類を持ち帰ったらブリーフケースの書類をトレーにいれる。他の部署から来た書類も入れる。プリントも請求書も FAX も全部トレイに直行ただそれだけです。
1日ぶんの書類はその日の終わり (または翌日の朝一番)に書類受けのトレーから第2のトレイに移します 。前日のトレーはそのまま翌日の クローズリストになります。今日の書類はトレーにいれるだけですから クローゼットの処理中に他の書類を気にする必要はありません 。ただし 今日中に処理することが必要な書類がないかをチェックするのも忘れずに。もちろん今日やる必要がない仕事であれば明日やるのが原則です。

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